Empiezo el artículo trayendo la frase “lo que no se mide, no se controla, lo que no se controla, no se puede mejorar”. La idea aplicar las ventajas de auditar para reducir los costos de mantenimiento de inventarios y lo explicamos de la manera siguiente:
¿Qué ventajas tiene la auditoría en la reducción de costos de mantenimiento de inventarios?
Nosotros fundamentalmente somos auditores y toda auditoría inicia con un entendimiento del problema a examinar.
Los gerentes de una empresa resuelven problemas que son:
- Observados por los colaboradores
- Identificados por un sistema
- Producto de un análisis independiente
Los problemas tienen varias causas y respecto de los inventarios los problemas suelen venir debido a:
- Personas que no siguen los procedimientos solicitados
- Procedimientos mal definidos
- Falta de equipos para el registro de datos, para inversión en infraestructura para mejorar controles
Vamos a explicar como la Moderna Auditoría con tecnología puede ayudar a reducir los costos de inventario a través de la auditoria de las variables que inciden en el costo de mantener inventarios.
¿Qué medidas se deben tomar para reducir los costos de inventario?
Mantener actualizado los registros de inventarios
Lo primero que debemos aplicar en cualquier empresa que necesita mantener inventarios es asegurar una trazabilidad adecuada de los movimientos de dichos inventarios.
A medida que existen más sku de inventarios más problemas se puede generar por la irregular trazabilidad debido a:
- Alto número de entradas de inventario
- gran número de sku
- movimientos de inventarios entre bodegas
- reprocesos
- hurtos
- volúmenes importantes de ventas
Definir los objetivos
Si se conoce cuales son las variables que impactan en el costo de mantener inventarios, se podría definir lo que la Administración de la Compañía podría establecer como objetivos:
- reducir % devoluciones
- reducir desperdicios por lento movimiento
- aumentar la rotación de tal producto
- disminuir
- disminuir hurto
- etc
Establecer los informes en tiempo real
El éxito empresarial definitivamente que esta correlacionado con una integración oportuna y eficiente de todas las funciones empresariales como:
- ventas
- compras
- producción
- finanzas
- sistemas
- otras
Para resolver problemas se necesitan datos para caracterizar el problema.
Los datos deben ser precisos y para estas actividades la auditoria nos ayuda a validar que los datos sean precisos.
Una auditoría de inventarios cíclica puede ayudar a:
- Identificar los problemas en el inventario
- Detectar la causa de los problemas
- Valorar financieramente los problemas
Automatizar tanto como sea posible la gestión de inventarios
El éxito de una industria reside en la automatización de la producción para reducir costos, por lo tanto, si pudiésemos decir que el éxito en la reducción de costos de mantener inventarios está en la automatización de la gestión de inventarios.
Inclusive la auditoría debería ser automatizada.
¿Cómo una auditoría automatizada le puede ayudar a reducir costos en su organización?
Una compañía se fija objetivos estratégicos y con su equipo de trabajo, procesos y tecnología se propone alcanzar ciertas metas en el tiempo.
Si una empresa no sabe cómo controlar si su organización está alcanzando las metas, una auditoría con tecnología podría obtener información desde los servidores para monitorear las variables y obtener de manera independiente un resultado auditable.
En la actualidad nuestra Firma ayuda a las compañías en las siguientes tareas:
- Inventario anual de productos con código de barras
- Inventario cíclico de ciertos productos estratégicos
- Conteo cíclico de inventarios
- Auditoría de variables para el control de inventarios
Estamos muy cerca de su empresa, contáctenos.
Disfrute de nuestro contenido en redes.
