Principales Aspectos Societarios que debe cumplir una empresa ecuatoriana.
Para empezar debemos comentar que los aspectos societarios en una empresa ecuatoriana deben quedar muy claros al realizar una auditoria financiera.
Para el caso ecuatoriano hemos elaborado una lista muy útil para que las personas encargadas del cumplimiento societario la verifiquen:
¿Se encuentra la Escritura pública de Constitución de la compañía debidamente inscrita en el Registro Mercantil?
En el Ecuador el Registro Mercantil es una institución jurídica en la cual se inscriben todos los actos relacionados con las sociedades, es decir:
- su constitución,
- aumentos y reducciones de su capital,
- sus administradores y apoderados,
- fusiones y transformaciones,
- concurso de acreedores o liquidación de una sociedad,
- entre otras
¿La Compañía posee Escritura pública de reforma de estatuto o incremento de capital? (Si hubiere)
Si existe algún cambio en la composición accionarial o modificación de estatuto debe elevarse a escritura pública.
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¿La Compañía posee escritura pública de cesión de participaciones?
Cuando las Compañías limitadas tienen un cambio en las participaciones esta situación debe elevarse a escritura pública y notificarse a la Superintendencia de Compañías
¿La Compañía posee las cartas de cesión de acciones?
Si es una compañía anónima solo debe notificar la cesión de acciones a la Superintendencia de Compañías.
¿Se encuentra el nombramiento vigente de Gerente General inscrito en el Registro Mercantil?
¿Se encuentra el nombramiento vigente de Presidente inscrito en el Registro Mercantil?
Para que tengan validez legal los actos de estos representantes de una compañía su nombramiento debe estar inscrito en el Registro Mercantil.
¿La nómina de los Socios o Accionistas se encuentra actualizada?
¿El Libro de acciones y accionistas o libro de participaciones y socios se encuentra actualizado?
¿Y el Libro talonario de acciones o participaciones se encuentra actualizado?
¿El Libro de actas de Juntas generales de socios o accionistas se encuentra actualizado?
¿El Libro expediente de actas de Juntas generales de socios o accionistas se encuentra actualizado?
En la Ley de Compañías se establece la obligación de mantener los libros societarios actualizados y para tal fin la Superintendencia de Compañías a través su portal web controla cualquier movimiento.
¿La Compañía posee las Actas de Juntas ordinarias de socios o accionistas de los últimos tres años?
Las convocatorias a juntas generales de socios o accionistas se realizan conforme lo dispone la Ley de Compañías en sus artículos 119 y 236, respectivamente; y, además se notifican por correo electrónico.
¿Existe el comprobante de pago del capital suscrito por parte de los socios o accionistas?, o en su defecto ¿La Compañía se encuentra dentro del plazo legal para el pago del capital?
Los artículos 10, 143 y 196 de la Ley de Compañías establecen que el pago de los aportes al capital de las compañías puede hacerse en dinero o en especie, pero existe un plazo para que se completen.
¿El Balance / Estado de Situación Financiera de los últimos tres años ha sido presentado a la Superintendencia de Compañías?
¿Los Informes del Comisario de los últimos tres años han sido presentados a la Superintendencia de Compañías?
¿Los informes del Administrador de los últimos tres años han sido presentados a la Superintendencia de Compañías?
De manera general, las compañías bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías del Ecuador deberán remitir a ésta, durante el primer cuatrimestre del año esta información.
¿La Compañía posee el Registro Único del Contribuyente, RUC actualizado?
El RUC corresponde a un número de identificación para todas las personas naturales y sociedades que realicen alguna actividad económica en el Ecuador, en forma permanente u ocasional o que sean titulares de bienes o derechos por los cuales deban pagar impuestos. Sin RUC una compañía no puede operar en el Ecuador.
¿La Compañía ha cumplido con el pago de los últimos tres años de la contribución a la Superintendencia de Compañías?
¿La Compañía posee el Certificado de cumplimiento de obligaciones emitido por la Superintendencia de Compañías (CCO)?
Hoy en día la Superintendencia de Compañías en el Ecuador tiene un control automático del cumplimiento de las obligaciones, por lo que podría bloquear la operación de alguna compañía que haya incumplido sus obligaciones.
