Inclusión Obligatoria de Cláusulas de Protección de Datos Personales en Contratos en Ecuador: Lo que Debe Saber en 2025
¿Sabía que a partir de abril de 2025 todos los contratos en Ecuador que impliquen tratamiento de datos personales deben incluir cláusulas específicas de protección de datos?
Según la Resolución Nº SPDP-SPD-2025-0006-R, emitida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP), esta nueva normativa establece una obligación legal directa para todas las entidades que manejen información personal en el marco de una relación contractual. Su objetivo principal es asegurar que toda actividad de tratamiento de datos esté respaldada por cláusulas claras, específicas y alineadas con los principios de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP). Esta medida se enmarca dentro del fortalecimiento del ecosistema de derechos digitales en el país y responde a estándares internacionales en materia de privacidad y protección de datos.
¿A quién aplica esta resolución?
Aplica a toda relación contractual en el Ecuador, sea en el sector público o privado, siempre que implique el tratamiento de datos personales. Es decir, si dentro del contrato se recoge, almacena, consulta, transmite, modifica, utiliza o elimina cualquier tipo de dato personal, la normativa es aplicable. Esto incluye:
No importa si el contrato es verbal, escrito, público o privado: si hay tratamiento de datos, debe incluirse la cláusula respectiva.
¿Cuáles son las cláusulas obligatorias?
Si bien el Anexo I de la resolución tiene carácter referencial, la Superintendencia de Protección de Datos Personales (SPDP) ha dejado claro que su uso facilita el cumplimiento normativo. Las cláusulas deben reflejar los principios de responsabilidad proactiva, minimización de datos, seguridad, licitud, transparencia, y deber de confidencialidad. Las secciones mínimas recomendadas incluyen:
- Finalidad del tratamiento de datos: qué se hará con los datos y por qué.
- Tipo de datos tratados: personales generales, sensibles, financieros, biométricos, etc.
- Base legal del tratamiento: consentimiento del titular, cumplimiento de contrato, mandato legal, entre otros.
- Derechos del titular: acceso, rectificación, cancelación, oposición, portabilidad, etc.
- Medidas de seguridad: físicas, digitales y administrativas para proteger los datos.
- Transferencias internacionales o nacionales: condiciones y países de destino.
- Plazo de conservación de los datos: cuánto tiempo se almacenarán y criterios para su eliminación.
Estas cláusulas deben redactarse de manera precisa, comprensible, y sin ambigüedades.
¿Qué errores se deben evitar?
La resolución detalla 12 errores frecuentes que pueden convertir una cláusula en inválida, lo cual podría acarrear sanciones administrativas. Algunos ejemplos críticos incluyen:
Es crucial evitar cláusulas genéricas copiadas de otros documentos o basadas en legislaciones extranjeras que no se alineen con el contexto ecuatoriano.
¿Cómo afecta esto a su empresa?
Las consecuencias de no implementar correctamente estas cláusulas son múltiples y pueden tener un impacto serio en la operación y reputación de su empresa:
- Multas administrativas: la SPDP podrá imponer sanciones económicas significativas según la gravedad del incumplimiento.
- Nulidad contractual: un contrato sin cláusula de protección de datos puede ser objetado o anulado parcialmente.
- Pérdida de confianza: los clientes, trabajadores o proveedores pueden dudar de su compromiso ético con la privacidad.
- Daño reputacional: una filtración o incidente sin respaldo documental puede generar impactos en redes sociales, prensa y relaciones institucionales.
¿Cuándo entra en vigencia?
La resolución entra en vigencia desde el 30 de abril de 2025, fecha de su suscripción. Sin embargo, no se necesita publicación previa en el Registro Oficial para su aplicación. Esto quiere decir que, desde ese mismo día, toda contratación nueva deberá ajustarse a esta normativa, y se recomienda que los contratos vigentes se revisen y actualicen en cuanto sea posible, especialmente aquellos que se renuevan automáticamente o que continúan por periodos prolongados.
¿Cuáles son los modelos de cláusulas sugeridas?
A continuación, un resumen de los tipos de cláusulas que el Anexo I presenta como modelo para distintas relaciones contractuales:
Responsable ↔ Titular
Cláusulas que informan al titular (cliente, trabajador, usuario) de sus derechos, la finalidad, los riesgos, los medios de contacto, y las vías para ejercer sus derechos.
Responsable ↔ Encargado del tratamiento
Cuando su empresa subcontrata servicios que acceden a datos personales (por ejemplo, hosting, payroll, call centers), debe formalizar los límites, condiciones, deber de confidencialidad, protocolos de respuesta a incidentes y prohibición de uso propio de los datos.
Responsable ↔ Destinatario
Si los datos se entregan a un tercero distinto al encargado (por ejemplo, un banco, notaría, institución pública), debe regularse la forma en que ese destinatario usará los datos y en qué casos los puede seguir tratando.
Responsables conjuntos
Aplica cuando dos entidades determinan conjuntamente el tratamiento (por ejemplo, en consorcios o alianzas estratégicas). Deben establecerse claramente sus respectivas obligaciones y la manera en que se informará al titular.
¿Qué recomendaciones puede aplicar desde ya?
No espere al último momento. Desde ya, su empresa puede:
¿Cómo DELTECH Auditores puede ser útil en la implementación de estas cláusulas?
En DELTECH Auditores, contamos con experiencia comprobada en cumplimiento normativo y protección de datos. Podemos ayudarle en:
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En resumen
La SPDP ha establecido una exigencia que marca un antes y un después en la forma de contratar servicios y formalizar relaciones jurídicas en el Ecuador. Incluir cláusulas de protección de datos no solo es una obligación legal, sino una muestra de respeto hacia los derechos de las personas y una medida esencial de gobernanza corporativa.
Aproveche esta normativa como una oportunidad para reforzar su compromiso con la transparencia, la ética empresarial y el cumplimiento normativo.
