En este artículo te damos 5 razones por las que deberías empezar a realizar inventario de activos fijos con tecnología RFID. La tecnología RFID nos ayuda a realizar los procesos con mayor rapidez, mayor eficiencia y mayor control.
Debemos realizar un inventario de activo fijo para asegurar que exista la inversión.
La inversión monetaria en activos fijos normalmente es considerable en la mayoría de las empresas. Es una muy buena idea asegurarnos de que existan esos activos a una determinada fecha.
Si su empresa atiende presencialmente a sus clientes debe invertir en mobiliario de oficina, además de otros equipos. A mayor inversión de mobiliario mayor riesgo de inexactitud en el registro de inventario de activo fijo. Por otro lado las compañías de seguros requieren de un inventario de activos fijos para poder tener una mejor idea de los equipos a asegurar.
El inventario de activos fijos con tecnología RFID requiere 4 veces menos del tiempo que tomaría hacerlo con tecnología de código de barras y 10 veces más rápido y preciso que un inventario manual.
Por ejemplo:
Nuestro sistema de inventario de activo fijo con tecnología RFID logra detectar en 1 segundo todos los activos fijos de una oficina de 4 metros cuadrados.
Se pueden leer todos los activos fijos siempre y cuando todos los activos fijos inventariables cuenten con una etiqueta RFID.
La antena de la persona que hace el inventario detecta los activos fijos etiquetados y posteriormente el sistema procesa un acta de inventario en borrador con faltantes o sobrantes respecto del stock teórico de activos.
Posteriormente se valida, al final del inventario, todas las actas para las actualizaciones respectivas.
Debemos realizar un inventario de activos fijos para sustentar la deducibilidad de la depreciación del activo fijo.
La depreciación de los activos es un gasto deducible que no necesita de una factura para su registro.
Sin embargo, es si es necesario la demostración de un sistema de trazabilidad.
Los Servicios de Rentas de cada país podrían solicitar un inventario actualizado de los activos fijos para poder aceptar la depreciación de los activos como gasto deducible.
Algunas instituciones podrían no contentarse con detalles de activo fijo, sino que requerirían de inventarios físicos periódicos.
En las compañías con inversiones considerables de activo fijo siempre ha existido la preocupación respecto a la deducibilidad del gasto de depreciación.
Con un sistema de gestión de activos fijos con RFID es posible realizar un inventario físico con menor costo y mayor rapidez debido a que las horas hombres dedicadas a la identificación del activo fijo se reduce.
Un auditor probablemente requerirá hacer una prueba de existencia de un activo fijo seleccionado un activo al azar para verificar su existencia.
Si el auditor dispone de nuestro sistema lector de RFID se puede lanzar una búsqueda específica de un activo etiquetado con RFID.
Gracias a la información incluida en el tag (etiqueta) se puede ubicar rápidamente el activo y relacionar la información complementaria.
Algunos activos fijos se pueden mover de una ubicación a otra.
Existen activos fijos como el mobiliario que se puede mover a diferentes ubicaciones, por lo que cada cierto tiempo se necesita realizar constatación de ubicaciones.
Muchos activos fijos tienen la característica de ser movibles, por lo tanto, requieren de un seguimiento de su ubicación.
Hemos observado que no todos los sistemas contables tienen un módulo para controlar la ubicación del activo fijo.
Algunos sistemas contables sólo se concentran en calcular la depreciación periódica y el saldo neto de depreciado.
Es una muy buena idea controlar los movimientos de activos fijos con un acta de entrega-recepción, sin embargo, ese control requiere de rigurosidad en su implantación.
Si la compañía no tiene el procedimiento establecido para el control de activos fijos, es muy seguro que no se utilicen actas de entrega-recepción.
Una compañía puede tener el procedimiento de emitir acta de entrega-recepción
Sin embargo, difícilmente se podría cumplir el procedimiento para los activos fijos si no se dispone de:
- Un sistema de ubicación georreferenciada, o
- Un sistema de confirmación automática de la ubicación,
Siempre una muy buena solución es usar un sistema que sea simple, sencillo y rápido para controlar a los nuevos custodios.
El control de activos fijos se lo debe aplicar asignando custodios.
Tener un custodio actualizado de los activos fijos le permite a una empresa determinar responsabilidades en caso de pérdida o robo.
Cuando revisamos las mejores prácticas de control interno para activos fijos, leemos que nos sugieren tener 1 solo responsable de una parte de 1 proceso y de 1 custodia.
Si tenemos 1,000 ítems de activos fijos en 10 ubicaciones con 10 secciones, tendremos 100 posiciones de control y probablemente tengamos 100 custodios de 10 activos fijos.
Si tenemos 100 custodios se incrementa el riesgo de integridad en los datos. Pero con un sistema simple, sencillo y automático las actualizaciones del inventario se hacen en pocos minutos.
Se necesita conocer en donde están los activos fijos y su condición.
Para incrementar el nivel de confianza hacia sus inversionistas, accionistas u otros interesados una empresa debe demostrar:
- la existencia,
- ubicación y,
- condición de sus activos fijos
Imagínese tener la posibilidad de entregar en cualquier momento la existencia de sus activos fijos con ubicación georreferenciada. Ahora la tecnología lo permite, puesto que con las etiquetas RFID es posible “leer” la información de la etiqueta constatando su existencia física.
Las etiquetas RFID deben ser las adecuadas para el tipo de activo fijo.
Además, se necesita un sistema de control de activos fijos más una dispositivo antena para la actualización de los inventarios.
¿Cómo podemos ayudarle?
Para mayor información puede contactarnos haciendo clic aquí. Además, hemos preparado un webinar gratuito sobre la transformación digital para Inventarios Físicos, para inscribirse solo debe hacer clic aquí.
