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Qué es un inventario de activos fijos
Un inventario de activos fijos, es el procedimiento realizado para verificar la existencia y ubicación de cada uno de los bienes físicos que posee una empresa y que son distintos de las mercaderías.
En una industria intensiva en maquinarias los activos fijos suelen ser uno de los rubros más importantes por su valor monetario y por el cuidado que implica.
Por qué motivo debería realizar un inventario de sus activos fijos
A continuación mencionamos algunas de ellas:
- Control interno para verificar la existencia y ubicación
- Soporte tributario de la depreciación. ( al contar con un informe independiente que valide la existencia y el valor base para depreciar)
- Cumplimiento con la NIC 16 de propiedades, planta y equipo
- Cumplimiento con la NIIF 16 Arrendamientos
Cuáles son las mejores prácticas para realizar un inventario de activos fijos
La Contabilidad puede indicarnos el monto de inversión en los activos fijos.
Los detalles auxiliares nos indican:
- cuánto tenemos invertido por cada rubro importante,
- cuanto falta para terminar la vida útil,
- qué tipo específico de activos tenemos.
Además, de la utilidad de la verificación física.
El control está en los detalles.
¿Qué técnicas se utilizan actualmente para el control del activo fijo?
El código de barras es fundamental para el control del activo fijos puesto que permite:
- una lectura rápida de la información relacionada con el activo fijo,
- sus detalles y
- su ubicación.
Si todos los Activos de una empresa están identificados con un código de barras, una posterior verificación física debería ser más rápida y exacta. Consultemos sobre el tipo de etiqueta a utilizar.
El RFID (Identificación por radiofrecuencia) es una alternativa mejor para el inventario de activos fijos, debido a que permite reducir a la mínima expresión las equivocaciones en el rastreo de la información, especialmente en compañías con mayor inversión en activos fijos, donde los bienes son muchos y mantener un inventario de activos fijos actualizado no resulta una tarea fácil.
¿Cuándo se debe analizar la valorización de un activo fijo?
Existe un método alternativo en la NIC16 para registrar el valor del activo fijo, y este es el valor revalorizado. Para estos fines es conveniente contratar un perito valuador o pedir al proveedor del servicio si cuenta con ese servicio.
La ventaja de la valorización radica en la posibilidad de acercarnos al valor razonable del activo fijo ajustando activos dañados, sin uso, o con un valor irreal.
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El control e inventario de activos fijos ayuda a las empresas a mejorar el flujo de efectivo.
Los activos fijos son los bienes o recursos que posee la empresa, y que están destinados a ser soporte y base para fabricar los productos o emitir los servicios que la compañía ofrece en el mercado.
Los activos fijos no se pueden convertir en flujos o dinero a corto plazo, porque tienen una vida útil medida por el beneficio o las ganancias que la empresa obtiene de ellos en un mediano o largo plazo.
Confiar en un buen software para hacer un inventario de los activos fijos existentes de la empresa puede ayudarlo a administrar y controlar los activos de la empresa, de una manera más ordenada.
Es buena idea utilizar un software como “software bajo demanda” para poner toda la información en un solo lugar. Este tipo de programa debería permitirle incluir fotos de los activos fijos además de la información de facturas, códigos de inventario, mantenga el historial de cambios a través de la vida útil, genere códigos de barras y QR. Además debería permitirle conocer cuándo se debe realizar el mantenimiento de los activos con alertas de mantenimiento y otras funciones que pueden ayudarlo aún más.
El inventario y control de activos fijos puede ayudar a las empresas a reducir costos.
Pero ¿cómo hacer que el balance de su empresa coincida exactamente con el inventario de activos fijos? Bueno, como casi todo en la vida, cuando se trata de la gestión de activos fijos, debe aprender a confiar en los procesos y sistemas de control que ahora están disponibles debido a los avances tecnológicos.
Los activos deben estar clasificados por marca, tipo de activo, área de trabajo y características, con esto podrás tener un mejor control de los activos con lo que cuenta tu empresa y podrás identificarlos de una forma más rápida y eficiente.
La independencia de los controles sobre el activo fijo es muy buena idea
El personal de la empresa no suele estar enterado por completo sobre el proceso de control de activos fijos. Además, retirar personal de procesos operativos diarios para hacer inventarios de activos no es muy eficiente.
Es preferible recibir la ayuda de expertos para realizar controles periódicos sobre sus activos fijos.
Ahora la tecnología provee muchas soluciones a muy bajo costo.
¿Cómo podemos ayudarle?
En SMS Auditores del Ecuador nos comprometemos realizar el control de activos fijos de su empresa, ya que contamos con personal altamente calificado y con los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el proceso. También podemos ayudarlos a implementar un software de control de activos fijos.
Tenemos modernas herramientas tecnológicas para la toma física de inventarios y codificaciones con etiquetas de código de barras y rfid para cualquier tipo de activo fijo.
