Control de inventario a mitad del año
Nuestros 25 años de actividad profesional nos han convencido que una de las más grandes preocupaciones de los empresarios ecuatorianos es el control de inventario. Como este artículo se escribe a mediados del año, recomendamos que realice un control de inventarios ahora.
Compartimos con nuestros lectores algunas de nuestras experiencias y las ideas de valor con la que hemos contribuido a mejorar la operación de nuestros clientes.
¿Por qué motivos el control de inventario es uno de los temas críticos de ciertas organizaciones?
Para contestar esta pregunta debemos comprender el hecho de que aquellas empresas que fabrican un producto físico no necesariamente saben cuánto van a vender y por lo tanto deben mantener cierta cantidad de inventarios por razones de incertidumbre.
Además, si deben importar los componentes, materia prima, probablemente necesiten estimar el tiempo de reposición. A mayor tiempo de reposición, mayor cantidad de mercancía en el pedido. Se disminuye el número de pedido, pero se aumenta la cantidad de inventarios.
La criticidad está dada por la cantidad de producto que permanece en una bodega con el riesgo que se dañe por su propia condición física, por manipuleo inadecuado o las condiciones de almacenamiento.
Finalmente podemos concluir que a mayor cantidad de inventarios, mayor será el monto de la inversión en dólares y mayores serán las complicaciones relacionados con su mantenimiento.
En auditoria utilizamos la fórmula: R= f( P x I)
Donde:
R = al nivel de riesgo
f es la función que está explicada por la relación de:
P= probabilidad que el factor de riesgo se presente
I = valor del impacto si se presenta el factor de riesgo
¿Qué podríamos perder por no controlar?
Existe una metodología denominada pérdida desconocida en inventarios que trata de identificar los motivos de las diferencias de inventarios. ¿La diferencia de inventarios se originó en hurto externo o hurto interno o más bien fue una falla en el proceso administrativo?
Las fallas administrativas se las puede reducir modelando el proceso y el riesgo de fraude con pruebas de auditoria forense.
Calcule cuánto perdería su empresa si se presenta el riesgo de fraude o falla administrativa. ¿No lo ha calculado todavía?
¿Qué hacen las empresas?
Muchas empresas invierten en software costoso y sofisticado pero no lo validan para asegurar su funcionamiento adecuado. Nosotros como auditores calificados hemos realizados control de inventario y nos encontramos con alguna de estas sorpresas:
• No coincide las cantidades teóricas del sistema con las físicas que realmente existen.
• El dato de cantidad de inventarios no es confiable
• Existen faltantes y sobrantes
• El personal está desmotivado
• El personal no trabaja con la actitud esperada
Estamos convencidos que el éxito está en la gestión de las personas que utilizan herramientas útiles. Debemos conseguir las personas adecuadas, motivadas y honestas para realizar el control de inventarios con buenos sistemas.
¿Qué se está haciendo o qué se debería hacer?
Una procedimiento muy de moda ahora es conseguir proveedores externos para evaluar ciertos procesos internos de una organización con el objetivo de validar los sistemas de control que se hayan implementado.
Es interesarse analizar las ventajas del outsourcing, especialmente para temas de validación y supervisión donde se requiere independencia y calificación en controles.
Un proveedor trata de mantener la cuenta y su misión es especializarse en ese tipo de trabajo.
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Puedes bajar un Ebook Guía para la Toma Física aquí
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http://www.smsecuador.ec/inventarios/
