Auditoría de farmacia, prepárese antes de recibir a los auditores.
Es un momento complicado para ser farmacéutico. Una buena farmacia debe tener los medicamentos que los clientes requieren y esa situación implica revisar los procesos para saber si la gestión es la adecuada.
¿Qué es una auditoría de farmacia?
Una auditoría es un examen independiente a los procesos o sistemas de una organización para determinar su nivel de confianza. ( En este artículo no nos referiremos a una auditoría financiera de farmacia).
Por lo tanto una auditoría de farmacia puede ser “una revisión formal de las operaciones y los procesos para garantizar que las farmacias cumplan con las reglamentaciones farmacéuticas y otros acuerdos relacionados”. Entonces, no es tan diferente. Implica que un tercero verifique los registros y procesos de su farmacia en busca de cualquier tipo de error, discrepancia o inconsistencia.
¿Pero es eso todo lo que hay que hacer? Difícilmente.
Este tipo de auditoría está aumentando gracias a la ventaja que se puede obtener al mejorar los procesos.
Tener inventarios que roten y procuren rentabilidad en una farmacia es vital para su sostenimiento en el tiempo. Pero para que todo funcione bien, el proceso y sus actividades deben estar dispuesto en el orden correcto.
¿Qué pueden hacer las farmacia para prepararse para una auditoría?
Una auditoría podría ser vista como un proceso misterioso y no deseable.
Pero hay algunas cosas que puede hacer que la auditoría sea más fácil para usted y su personal, por lo tanto siga estas recomendaciones:
- Documente todo: por trivial que parezca, documente todo lo que hace por sus pacientes. Tome nota de cada receta, cada dosis, cada consulta y cada costo asociado con cada uno de esos artículos.
- Todo en su lugar: si bien documentar todo lo que hace es importante, saber dónde reside esa documentación es igual de importante. Gran parte del tiempo dedicado a las auditorías se dedica a recopilar información y documentación. Si todo se guarda en un lugar seguro y protegido, puede reducir ese tiempo (y una serie de dolores de cabeza) considerablemente.
- Utilice la tecnología en los inventarios: los movimientos diarios podrían ser muy grandes, por lo que un sistema automatizado resuelve el problema de la trazabilidad.
- Concilie las reclamaciones y los reembolsos con regularidad: si realiza una conciliación regular de sus pagos de terceros, identificará (y solucionará) los problemas mucho antes que los Auditores. Además, el uso de una plataforma de conciliación lo ayuda a conservar y mantener el tipo de registros financieros que solicitarán los auditores. Estarás un paso por delante.
La palabra “auditoría” no suele generar sentimientos de felicidad. No genera alegría. Pero eso no significa que tenga que detener su farmacia.
Las auditorías son tan inevitables como controvertidas. Vienen, y vale la pena estar preparado. Lo bueno es que, con los flujos de trabajo y las prácticas de documentación adecuados, su farmacia se prepara para una auditoría todos los días.
¿Cómo podemos ayudarle?
En SMS Auditores del Ecuador, contamos con personal altamente calificado y con los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo el proceso de Auditoría a los procesos de su Farmacia.
