Este artículo ha sido elaborado tomando como base el curso organizado por SMS Buenos Aires sobre Digitalización inteligente de documentos y procesos, el mismo que contó con la participación de Augusto Hachquetalepo y Ariel Kijak.
Este curso es parte de una serie de temas relacionados con la Digitalización a medida de las Pymes. Especialmente en los momentos de la crisis por el Covid 19.
El mundo de los documentos nos interesa a todos.
La transformación digital implica el manejo de una gran cantidad de documentos.
¿Qué es la Digitalización de Documentos y Procesos?
Podemos decir que la digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
Pero si nos quedamos solo con la imagen, lamentablemente nos quedamos a la mitad de la solución.
¿Por qué la Digitalización de Documentos y Procesos?
Nuestra vida laboral está unida a una serie de documentos que nos acompañan en todo momento, por ejemplo:
- Facturas
- Retenciones
- Formularios de declaración
- Contratos
- Declaración jurada
Venimos de un escenario de papel que está migrando a lo digital.
El proceso en papel inicia al recibir un documento, lo revisamos, lo firmamos, y lo pasamos al siguiente proceso.
El costo de almacenamiento físico cada vez es más alto y se vuelve más complicado su ubicación y procesamiento posterior si no tenemos un sistema que siga la trazabilidad del documento.
Ahora la pregunta es que debemos hacernos es…
¿Qué se debe digitalizar ya?
Debemos hacer un levantamiento de los documentos físicos que se utilizan para analizar:
- Su importancia
- Su utilidad
¿Qué hacemos con los documentos digitalizados?
Debemos tener claridad en las mejores herramientas para ubicar y clasificar los documentos digitalizados.
¿Cómo los ubicamos cuando los necesitamos?
Es necesario identificar las herramientas para ubicar los documentos en un espacio digital y la manera cómo esos documentos nos proporcionarán los datos lógicos para utilizarlos en los procesos de una empresa.
Debemos aplicar una herramienta para clasificar los datos que vamos a necesitar y cómo los extraeremos.
¿Cuántos procesos abarca la transformación digital?
La transformación digital abarca varios procesos y varias ramas de la transformación digital.
¿Cuáles son los beneficios de la transformación digital?
Los beneficios los vemos a continuación:
- Oficina sin papeles y menor costo de almacenamiento
- Posibilidad de automatizar los procesos
- Posibilidad de capturar los datos de una manera inteligente y rápida
- Portabilidad del trabajo
- Acceso 24 x 7 en la nube
¿Para quiénes aplica la digitalización de documentos y procesos?
La digitalización de documentos y procesos aplica para muchos sectores como los que se muestran a continuación:
- Salud
- Educación
- Administración pública
- Auditoría y legales
- Consumo masivo
- Logística y distribución
- Otros
¿Por qué debemos digitalizar los documentos y procesos?
El mundo tiende a la oficina sin papeles por lo que se necesita automatizar los procesos y que estos sean digitales.
¿Cuál es el siguiente paso?
Le invitamos a registrarse en un mini curso, de libre acceso, para que tenga más información sobre cómo puede iniciar la transformación digital de su empresa.
