Realizar un inventario de fin de año puede beneficiar en gran medida a su empresa. Esto aunque cueste cerrar las operaciones por un período de tiempo para garantizar un proceso transparente.
A continuación analizamos:
- por qué es importante contar con saldos precisos de inventarios, y
- consejos para un conteo físico efectivo y alternativas a un conteo de inventario completo al final del año.
1. Ventajas de tener cantidades precisas de inventario
En primer lugar, recuerde que las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) exigen que las cantidades de inventario se indiquen con precisión en los estados financieros fin de año.
Por otro lado las normas fiscales exigen que las cantidades de inventario se indiquen de manera real en las declaraciones de impuestos de fin de año.
Luego de un conteo se pueden realizar ajustes para registrar las cantidades de inventario que realmente están disponibles. Esta situación contribuye con la obtención de estados financieros más precisos, con lo cual la Gerencia tomará decisiones con mejor tipo de información.
Los conteos de inventario físico también pueden identificar problemas de mermas de los que la gerencia puede no haberse percatado si no se realizó el inventario físico. Incluso los mejores sistemas de inventario pueden generar errores, ya sea por el propio sistema o por un error de entrada de datos del usuario.
Por lo tanto, un conteo físico completo es la última forma de:
- identificar errores y
- garantizar que el saldo de inventario se indique con precisión en los registros.
Usted no debe suponer que tiene suficientes niveles de inventario disponibles para cumplir con un pedido de ventas importante solo porque el registro dice que existen.
Hay que asegurarse que la información sea válida.
2. ¿Realmente vale la pena hacer un inventario físico completo ? ¿Cuáles son las alternativas?
¿Es un inventario físico completo al final del año la única opción? No, y ya mismo te decimos por qué no!
Si usted hace un inventario anual por que lo pide su auditor o por temor al Servicio de Rentas Internas, usted está cometiendo un grave error.
Usted debe hacer inventarios de manera regular para asegurar que los valores de su inventario se ajusten a los reales.
Para mejorar los controles es adecuado tener un sistema de inventario perpetuo para registrar toda la trazabilidad del inventario y darle valor.
La decisión de realizar o no un inventario físico completo no debe ser diferente de cualquier otra decisión comercial que tome y debe basarse en un análisis de costo/beneficio.
Siempre hay una buena opción en realizar un inventario bajo el criterio ABC o inventarios cíclicos.
3. Consejos para un inventario físico eficaz y eficiente
Si decide que un recuento de inventario físico completo al final del año es adecuado para usted, aquí hay algunos consejos y cosas que puede considerar:
- Planificación y preparación adecuadas : asegúrese de tener un plan de acción y comunique la importancia del proceso a todas las personas que participarán. Ordena tus instalaciones y organiza todos los elementos del inventario de antemano para evitar contratiempos en el gran día.
- El tiempo lo es todo : asegúrese de que el marco de tiempo que permite para el conteo sea propicio para un buen conteo.
- Tecnología : Invertir en algún tipo de tecnología de escaneo puede ser costoso al principio, pero puede ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo.
- Planifíquelo : tener un mapa de su almacén o instalación de almacenamiento puede ser una gran herramienta para garantizar que todas las áreas estén siendo contabilizadas, así como ayudar a su equipo de conteo a navegar de manera efectiva.
- Elija sabiamente : elegir su equipo de conteo también es algo importante a tener en cuenta. Una combinación de empleados que estén familiarizados con el almacén junto con aquellos que puedan brindar una nueva perspectiva podría ser beneficiosa.
- Dese prisa y tómese su tiempo : tómese el tiempo necesario para adoptar un proceso de etiquetado duradero para diferenciar todas las cajas, cajones, estantes, etc. su sistema de inventario perpetuo, así como los posibles procedimientos de conteo cíclico.
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