TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
¿Qué es?
La toma física de inventarios es el procedimiento de control que lleva a cabo la Administración de una Organización con el fin de validar en una fecha determinada:
- La existencia física de sus bienes
- Materias primas
- Materiales
- Productos terminados o bienes para la reventa respecto de los saldos reportados en sus registros permanentes
¿Por qué es importante realizarla de manera correcta?
Para empezar debemos entender que si una empresa que necesita invertir sumas considerables en sus inventarios, genera que automáticamente se incrementen los riesgos de control relacionados por fraudes o fallas administrativas.
De hecho las personas se equivocan o la Administración diseña incorrectamente los procesos.
Por lo tanto, es imperativo que realice una adecuada toma física de inventarios para identificar fallas.
Finalmente debemos decir que encontrar respuestas a las siguientes preguntas generan ahorros significativos en la gestión de inventarios:
¿Cómo contar los inventarios?,
¿Qué tipos de inventarios contar más veces?
¿Qué hacer con las diferencias que se encuentran?
¿Es suficiente conocer las técnicas de conteo o debemos conocer otros temas al momento del inventario físico?
En consecuencia, es necesario formar auditores, contralores y jefes financieros o administrativos en las técnicas para reducir la pérdida desconocida en inventarios a través la aplicación del enfoque de riesgo respuesta y procesos más estrictos en la valorización.
¿Qué temas se debe considerar para que la toma física de inventarios sea extremadamente útil?
En conclusión, un proceso confiable o de toma física de inventarios debe seguir los siguientes pasos:
Análisis de las causas de diferencias
Entender la causa de las diferencias de inventarios y tomar medidas para disminuirlas o evitarlas. La toma física de inventarios no solamente nos debe decir cuáles son los productos que han tenido diferencias sino por qué se han producido y que se debe hacer para que no se vuelvan a producir.
Mejorar procesos
Identificar vías para mejorar procesos de control de inventarios. Debemos analizar las causas que originan diferencias y qué se debería cambiar en el proceso para que no se produzcan.
Establecer instructivos
Aplicar un procedimiento correcto para el conteo físico de los inventarios anuales implica un orden de pasos para asegurar el éxito.
Aplicar el concepto del ABC
El método ABC considera que debe poner mayor atención en las características de su inventario. El tipo A es el más caro o más sensible al robo o a la pérdida, el tipo C el menos costoso y el B el intermedio. Con este enfoque logramos ser estratégico.
Analizar concepto del porcentaje de confiabilidad
Debemos establecer metas de errores esperados. La exactitud cuesta mucho dinero por lo que es muy útil contar con un porcentaje mínimo de error aceptable.
Debemos utilizar tecnología
La tecnología incrementa las confiabilidad de una toma física de inventarios.
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