Nuestra experiencia como Auditores nos indica que los Inventarios deben ser contados al 100% por lo menos una vez al año. La ausencia de este control genera oportunidades de fraudes o fallas administrativas. Por esto el control de inventarios es esencial para la empresa.
¿Cuándo fue la última vez que realizó un inventario físico? ¿Mantiene un control de dicho inventario físico? ¿Participó Auditoria Interna o externa?¿Usted confía en un inventario tomado por el mismo personal de la Compañía?
Para evitar sorpresas en los Inventarios se deben establecer una serie de reglas de control de inventarios debidamente estructurados. En este artículo vamos a incluir ciertos tips que recomendamos a nuestros clientes antes de realizar un inventario físico. Los Fraudes y las Fallas administrativas se generan porque la Gerencia deposita mucha confianza en su sistema y su personal y no utiliza sistemas independientes para corroborar la confiabilidad del sistema.
Estos son algunos errores comunes en la gestión de inventarios:
A continuación comento sobre los tips que deberían tomarse en cuenta al realizar un inventario físico:
- Primero: La bodega a inventariar debería estar completamente limpia. Como auditores el primer problema que observamos en un inventario es el desorden. Si hay desorden lo más seguro es que se generarán sobrantes y faltantes en el conteo.
- Segundo: Los ítems a contar deben tener una “etiqueta” o un registro con la información del producto como el código del producto, lote etc. Si no hay esa información el personal de conteo experimentará demoras en la identificación.
- Tercero: Los equipos de conteos deberían ser de 2 personas, uno de bodega y otro de un área independiente. Es mejor que el personal de conteo sea completamente independiente de la bodega.
- Cuarto: Se debe empezar el conteo en dos puntos diferentes del área de bodega de tal manera que el primero grupo hace el primer conteo y el segundo hace el segundo conteo. La técnica del barrido supone que se debe contar todo lo que se ve en la bodega.
- Quinto: Debe existir una mesa de digitación de conteo para tener en el mismo día un detalle de las posibles diferencias. El personal de esta mesa debería retirar las “etiquetas del conteo” a medida que se vayan acumulando para evitar la comunicación entre el primero y el segundo conteo. Sin embargo, con tecnología este paso se puede obviar y reducir el número de procesos.
- Sexto: Auditoria Interna o Externa debería participar durante todo el inventario, especialmente en el momento del corte de documentos, inicios del conteo y análisis de faltantes y sobrantes.
- Séptimo: Es conveniente que existan instrucciones escritas sobre el procedimiento de inventario. En estas instrucciones se detallará como hacer y quién debería hacer el corte de documentos.
- Octavo: Se debería emitir un informe sobre el resultado del inventario para que quede escrito las novedades y las recomendaciones para el futuro.
Si su Empresa sufre del mal de la reproducción de los inventarios “sobrantes” o de la desaparición súbita “faltantes” de inventarios o no confían en los datos que salen del sistema de su Compañía, lo más seguro es que necesitan una ayuda extra que la pueden conseguir en un Auditor Interno o Externo gracias a un correcto control de inventarios.
Ahora para lograr la exactitud en el inventario se debe utilizar la tecnología de conteo rápido.
