Es importante escribir sobre las ventajas que proporcionan las compañías que realizan inventario físico con tecnología porque, uno de los grandes problemas que deben superar algunas empresas es el control de sus inventarios.
¿Qué problemas deben resolver las empresas que mantienen inventarios?
Una compañía que necesita mantener inventario debe tener seguridad sobre:
- El nivel óptimo de inventario para cada tipo de producto
- Temas de logística como ubicación del producto, mantenimiento y despacho
- Tecnologías para facilitar los procesos de control de inventario
- La confiabilidad del dato de existencia de inventarios
Estimar el nivel óptimo de inventario para cada tipo de producto
La teoría de la cantidad económica de pedido nos indica que:
- no es tan bueno tener la bodega llena de productos debido a los costos financieros de mantener inventarios. (a mayor cantidad de productos más costos de mantenimiento de inventarios, financiamiento, administración, controles, etc)
- tampoco es muy bueno tener bodega vacía para disminuir los costos de mantenimiento de inventarios, debido a que se incrementan los costos de pedir y la posibilidad de no responder a un pedido inesperado.
- lo ideal es determinar un nivel óptimo de pedido en base a datos del histórico de ventas y la demanda de los clientes.
La teoría clasificación de inventarios ABC nos indica que:
Si aproximadamente el 80% de la demanda la genera el 20% de tus productos, podría ser suficiente aplicar también alguna estrategia de clasificación de inventarios ABC. ( basado en el principio de Pareto).
Con esa estrategia de control se puede identificar los productos de más alta rotación, los de mayor margen y aquellos son necesarios para mantener la variedad pero que no son tan críticos.
La Clasificación de inventarios ABC requiere que aplicar criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el “costo unitario” y el “volumen anual demandado”, entre otros) para la administración del inventario.
¿Cómo superar problemas de logística como ubicación del producto, mantenimiento y despacho?
Existen compañías que realizan inventario físico apoyándose en tecnologías para facilitar los procesos de control de inventario.
Desde el punto de vista del mantenimiento de inventarios, la teoría indica que, a mayor tiempo que pasa el inventario en bodega, mayores costos de mantenimiento y probabilidad de obsolescencia. Si bien existen productos cuyo precio aumenta por la antigüedad, la mayoría no tienen problemas de obsolescencia por antigüedad o tecnología o moda antigua.
Si el sistema de control de inventario incluye código de barra para la ubicación y en el código de barra del producto se incluye información del lote de compra o producción, ya se puede aplicar el método “PEPS”, el primero que entra a bodega es el primero que debería despacharse.
El control del lote facilita los procesos de mantenimiento de inventarios. Por otro lado, el control de zonas de almacenaje permite ubicar productos en los espacios disponibles. También, el control de código de barras en los productos permite un conteo rápido del inventario.
¿Cómo se puede asegurar la confiabilidad del dato de existencia de inventarios?
Existen compañías que realizan inventario físico con tecnología para asegurar que los procesos de control se realizan de manera ordenada y confiable.
Además del control de inventarios de la propia organización, es muy necesario un control independiente y con tecnología.
Los inventarios manuales no son tan confiables como aquellos que se basan en lecturas del código de barras. Un inventario manual requiere doble conteo y por lo tanto más personas que deben contar. Además, hay que compilar los conteos, primero y segundo conteo para decidir si habrá un tercer conteo por las diferencias.
El control de inventarios debe tener un pequeño organigrama que defina las jerarquías de los colaboradores involucrados en esta área.
Para que el manejo sea efectivo, es fundamental que se establezca un líder que constantemente evalúe la efectividad del modelo de gestión.
El control independiente del inventario es necesario para escalar el negocio y mucho mejor si el proveedor posee tecnología para hacer el trabajo más rápido y más confiable.
SMS Auditores del Ecuador es una compañía que realiza inventario físico con tecnología, cuenta con varios métodos dentro de su sistema, para mejorar el control de sus activos.
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