El futuro ya está aquí con el control de inventario con tecnología

El control de inventario con tecnología implica la utilización de sistemas que faciliten el registro de los ítems de inventarios y su movimiento (altas y bajas) hasta su consumo, venta o destrucción.

¿Qué es el control de inventarios?

Primeramente, definiremos como inventario:

• al conjunto de activos o bienes tangibles mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación,
• en proceso de producción con vistas a esa venta o
• como materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de un servicio.
• esto incluye las materias primas, materiales, repuestos, accesorios, productos terminados, empaques, envases, etc.

Nosotros definimos como control de inventarios a la acción administrativa que una organización ejerce para asegurarse que sus inventarios existan:

• en la cantidad esperada,
• se encuentren en el lugar correcto y
• tengan las condiciones óptimas para su uso en la producción o venta.

Esto implica el análisis de riesgos inherentes y la suficiencia de controles.

¿Qué es el Riesgo y cómo se relaciona con el control de inventario con tecnología?

Como auditores manejamos muy bien el concepto de riesgo y lo definimos como la posibilidad que un evento no deseado se presente.

Riesgo inherente:

Riesgo inherente es el evento de riesgo que está presente por las características propias del negocio de la organización.

Para el caso de los inventarios los riesgos inherentes podrían ser la posibilidad de obsolescencia del producto, su merma, el volumen que genera problemas de logística, la facilidad de su hurto o la dificultad de su conteo, etc.

Ese riesgo aumenta mientras más volumen de transacciones de inventarios se realicen. Por suerte escribimos sobre control de inventario con tecnología.

El control eficiente:

De hecho el control eficiente es aquel que logra mitigar el posible impacto calculado de la probabilidad de que el evento suceda. Esto implica analizar el costo beneficio de las medidas de control.

La tecnología ahora no requiere demasiada inversión.

La importancia del control de inventarios

Una organización que maneja gran cantidad de inventarios reconoce la importancia de una correcta trazabilidad de datos y la calidad de información oportuna respecto de sus inventarios.

El Control de inventarios incrementa la confiabilidad de los reportes de saldos de existencias.

Por este motivo el control de inventarios permite administrar la productividad de una organización para mantenerse competitiva respondiendo a algunas de las siguientes preguntas:

• ¿Qué producto se vende más y qué tiempo?
• ¿Cuál producto no se vende y por qué?
• ¿El nivel de inventario suple el volumen de demanda en un tiempo determinado?
• ¿Cómo es el comportamiento de nuestro inventario en las distintas bodegas o almacenes de la organización?

Beneficios asociados al control de inventarios con tecnología

Lo primero que debemos reconocer como beneficio es la satisfacción del cliente al tener disponible el producto que requiere en las condiciones esperadas. Esto definitivamente se logra con información de calidad y oportuna.

Después deberíamos entender que los costos asociados a mantener inventarios se podrían reducir si tenemos los productos que el cliente solicita en el momento exacto para evitar el riesgo de sobre stock o perecibilidad.

Sistema de Control de Inventarios

Herramientas tecnológicas

La tecnología y la sistematización de los procesos han contribuido a reforzar los controles de las empresas que manejan importantes cantidades de inventarios. En el futuro se espera un mayor uso de tecnologías para el control de inventarios.

La implementación de Códigos de Barras en los empaques de los productos hizo más fácil y eficiente su control en los inventarios de los almacenes.

Ahora, con la tecnología de Identificación por Radiofrecuencia, conocida por su sigla en inglés como RFID, se puede obtener más precisión en los procesos logísticos, la gestión de inventarios.

El asunto es elegir una opción idónea que encaje en las necesidades corporativas, para así tener un verdadero salto de calidad.

Los lectores de código de barras permiten un seguimiento con pocos errores de los movimientos de inventarios y los saldos. Para que esto funcione los inventarios deben tener una etiqueta de código de barras para su lectura.

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También existe la tecnología de RFID de etiquetas inteligentes donde la recogida de información es mucho más rápido y precisa.

Las ventajas de utilizar estos códigos, sumados a la tecnología RFID, permiten:

o    Identificar cada producto individualmente.

o    Tener visibilidad constante de la mercancía.

o    Lograr una mayor integración de todos los eslabones de la cadena de abastecimiento.

o    Automatizar los procesos logísticos e impulsar la productividad.

o    Manejar los inventarios de manera eficiente y confiable.

¿Cómo podemos ayudarle?

Los Fraudes y las Fallas administrativas se generan porque la Gerencia deposita mucha confianza en su sistema y su personal y no utiliza sistemas independientes para corroborar la confiabilidad del sistema.

• ¿Cuándo fue la última vez que realizó un inventario físico?
• ¿Participó Auditoria Interna o Externa?
• ¿Usted confía en un inventario tomado por el mismo personal de la Compañía?
• ¿Sabe cuales son las ventajas del conteo con código de barras?

Por este motivo para evitar sorpresas el control de inventarios debe incluir una serie de controles debidamente estructurados.

Finalmente le informamos que nosotros somos expertos en control de inventario con tecnología y sabemos utilizar sistemas lectores de código de barras y personal capacitado para toma física de inventarios.