Durante estos seis años que llevamos en el Negocio de Controles y Procedimientos hemos detectado las siguientes situaciones en nuestros clientes que los auditamos de manera externa o interna, los cuales no los llevan al éxito:
- La Compañía no tiene procedimientos escritos
- La Compañía no tiene procedimientos actualizados
- La Compañía no tiene todos los procedimientos escritos
- La Compañía no ha analizado sus procedimientos desde el punto de vista de riesgo de controles
- Los procedimientos no están al alcance de todas las personas que los deben revisar.
El éxito de una empresa está relacionado con la estrategia que aplica para conseguir y mantener clientes rentables. Pero…esa estrategia tiene que recorrer por toda la organización y ser fácilmente entendida por los equipos humanos. Para eso necesitamos los procedimientos que nos aseguren el cumplimiento de lo que se planea o decide.
¿En dónde está el conocimiento de la organización?
El “know how” o el saber hacer tienen que escribirse para que todos en la organización puedan replicar el modelo en forma sistemática.
Por ese motivo nos preocupa que el conocimiento acumulado solamente esté en la mente de los principales ejecutivos y no “baje” a las personas que ejecutan el trabajo.
Recomendaciones
Nuestros clientes han mejorado sustancialmente su desempeño económico cuando han planificado estratégicamente sus acciones y las ponen por escrito como material de consulta (procedimientos escritos)
Además si los procedimientos se los monitorea con algún sistema de Auditoría Interna se asegura que estos se cumplan o que estén siempre actualizados.
Es importante que se utilice alguna técnica de intranet amigable para que los procedimientos de la Compañía sean revisados de manera recurrente.
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